La estandarización de las rutinas de gestión como motor importante de la eficacia en las organizaciones.
Una de las bases del Lean Management, que tiene su origen en el Sistema de Producción Toyota, es el trabajo estandarizado. Se trata, por definición, de la forma mejor, más fácil y más segura que se conoce actualmente para realizar una tarea. Cuando se define correctamente, el trabajo estandarizado reduce la variación y garantiza la coherencia y la calidad.
Inicialmente, este concepto se aplicó en la industria a las tareas repetitivas de producción y, más tarde, se extendió al control de calidad, el mantenimiento y la logística. Con el tiempo, el trabajo estandarizado se aplicó con éxito a tareas administrativas, comerciales y de servicio postventa, superando a menudo la resistencia natural de las personas al cambio. Estas aplicaciones se centraron en tareas de valor añadido y de soporte realizadas por personal de primera línea, como operarios de fábrica, técnicos o personal administrativo.
Puesto que el trabajo estandarizado es, por definición, la mejor forma de realizar una tarea, ¿por qué no aplicarlo al trabajo de gestión? Las rutinas y tareas de gestión deben llevarse a cabo de la forma más eficiente posible, garantizando que se actúa en el nivel de responsabilidad adecuado, sin lagunas ni solapamientos, que cada directivo o supervisor se ocupa de lo realmente importante, y agilizando también la toma de decisiones.
Hemos ayudado a nuestros clientes a estructurar, definir y estandarizar sus rutinas de gestión, lo que ha tenido un impacto muy positivo en la mejora de la eficacia organizativa.
Las principales etapas de este proceso son las siguientes:
Estudio de las rutinas y tareas de gestión actuales
Análisis de su valor añadido
Identificación de redundancias, solapamientos y lagunas
Aclarar la finalidad de cada tarea
Definición de quién debe hacer qué
Revisión de la coherencia y la alineación (vertical y horizontal)
Estandarización de las distintas tareas y rutinas de gestión
Definición de puntos de control y gemba walks
Definición de agendas sincronizadas en toda la organización
Diseño de sistemas de control visual
Implantación
Seguimiento y ajuste
Este proceso se ha aplicado en organizaciones de diversos sectores y tamaños. Una vez definidas e implantadas, las rutinas de gestión estándar estarán naturalmente sujetas a un proceso de mejora continua.
Comments